Quando mudar seu ERP?

“É necessário avaliar se a tecnologia atual é capaz de suportar, no médio e longo prazos, todos os processos para sua execução. Se a resposta for positiva, a substituição não é necessária. Se a tecnologia atual não suportar a demanda, a estratégia pode ser prejudicada ao longo da execução do plano e coloca em risco a competitividade e seu posicionamento de mercado. Em uma mudança estratégica, se o ERP não é alterado, a empresa pode ter que aumentar excessivamente o número de funcionários, devido à dificuldade em executar os processos através de uma tecnologia inadequada. Caso não faça novas contratações, os processos podem ser altamente impactados. Como consequência, o sucesso da estratégia será comprometido.

Como saber quando deve ser feita a mudança do ERP inteiro ou se ainda é possível dar uma sobrevida ao sistema atual? Cinco perguntas que podem orientar a tomada dessa decisão:

1. O ERP impedirá transações vitais?

O crescimento da empresa pode deixar as operações diárias mais complexas. A criação de novos processos, controles e departamentos exigem alterações no sistema. O ERP acaba se tornando o cérebro dessas mudanças, pois centraliza as principais operações e informações da empresa, portanto precisa dar conta de todas as novidades. Se um gestor não puder tomar decisões porque o sistema não disponibiliza dados estratégicos ou depende de muitas planilhas e controles manuais, é sinal de que modificações no ERP devem ser consideradas. O novo ERP pode evitar esses erros.

2. A tecnologia está alinhada com a estratégia de crescimento da empresa?

O ERP deve suportar os futuros processos que surgirão no dia-a-dia, para que os erros no meio do caminho sejam mínimos – por isso é importante o investimento na tecnologia. A escolha tem que facilitar as mudanças; por exemplo, se os gestores têm planos de abrir capital na bolsa ou buscar investidores, ter um sistema de nível global, que garanta maior compliance, pode ser uma etapa de preparação, trazendo maior segurança e informações precisas aos potenciais futuros investidores.

3. Os processos caberão na tecnologia atual?

Na execução da estratégia, o ERP precisa apoiar todos os novos processos e deve ser sempre o facilitador de troca de informação entre todas as áreas da empresa (Integração). Porém, quando o sistema não dá mais conta da demanda, algumas informações começam a ser passadas por fora – e, facilmente, a situação fica fora de controle. Podem ocorrer perdas de dados que deveriam ficar armazenados e, consequentemente, áreas correlacionadas podem trabalhar com informações erradas, impactando nos processos.

Na escolha do sistema, a empresa deve optar por fabricantes que investem em atualizações constantes com correções e inovações no sistema. Por exemplo, por conta de SPED, SPED-Pis/Cofins, IFRS, NF-e, CT-e, etc., o fabricante deve desenvolver atualizações e disponibilizá-las o mais rápido possível para que a empresa atualize suas atividades, evitando que multas sejam pagas e que outros prejuízos maiores ocorram.

4. Quais os custos e benefícios em manter ou trocar de ERP?

Novos Sistemas de Gestão podem ter custos altos, pois incluem a compra de licenças e hardware, contratação de empresas de consultoria, treinamentos e disponibilidade de funcionários para atuar no projeto. Mas é importante ressaltar que, muitas vezes, adequar o sistema atual pode sair mais caro que implementar um novo.

5. As pessoas estão preparadas para a nova tecnologia?

Novo ERP, nova cultura. Fato. Quando um novo sistema é implementado, os processos desenvolvidos pelos funcionários irão sofrer alterações. Por isso, deve-se incluir nos planos o tempo que toda a equipe, incluindo gerentes e diretores, irá dedicar para se adequar aos processos e aprender novas formas de desenvolver seus trabalhos.

É muito importante envolver os usuários e abrir um canal por onde possam passar muitas ideias e informações valiosas, que poderão evitar conflitos desnecessários no período de execução do plano estratégico. Com a conversa direta, aumentam as possibilidades dos funcionários se tornarem verdadeiros defensores do novo sistema – e da nova cultura.

Nenhuma empresa é igual a outra. Cada caso é um caso. Mas esse diagnóstico, feito pelos próprios gestores, é o primeiro passo para essa grande mudança.”

RICCO, Rodrigo- CEO da Essence-Tecnologia e Informação para negócios. Acesso em 12 de fevereiro de 2014. Disponível em <<http://www.empresassa.com.br/2011/06/quando-mudar-e-preciso-5-perguntas-que.html>>

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